Papierloses Büro – Digital statt analog!

Starten Sie papierlos in die Zukunft!

Das papierlose Büro ist nur eine Frage der Zeit. Wenn Sie in Ihre aktuelle Büroorganisation schauen, stellen Sie fest: Zum Teil führen Sie bereits ein papierloses Büro. E-Mails, Angebote und Rechnungen, Präsentationen und ganze Projekte finden sich bereits auf Ihrer Festplatte.

Doch es gibt noch viele Papierdokumente, auf die wir vorerst nicht verzichten können oder wollen, dazu gehören zum Beispiel Verträge. Es kommt also darauf an, Ihr papierloses Büro mit der Papierablage zu verbinden. Wer hier bereit ist, etwas Arbeit auf sich zu nehmen, setzt auf eine Karte, die klare Wettbewerbsvorteile bietet.

Der Umstieg auf das papierlose Büro führt zu steigender Produktivität, sinkenden Kosten und kürzeren Reaktionszeiten. Begriffe wie GoBD, Verfahrensdokumentation, Ersetzendes Scannen oder Cloud sind in aller Munde und ebnen den Weg für den Sprung in eine digitale Zukunft. Wir beraten und begleiten Sie Schritt für Schritt auf diesem Weg.

Digital statt analog

Erfahren Sie jetzt im direkten Kontakt mehr zum Papierlosen Büro!

Ihr Ansprechpartner
Peter Balion
Steuerberater
Landwirtschaftliche Buchstelle

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Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Sie jederzeit schnell Einsicht in Ihre betriebswirtschaftlichen Daten nehmen. Traditionelle Methoden der Steuerberatung, wie z.B. der Einsatz von Pendelordnern zum Austausch von Buchführungsdaten, setzen hier Grenzen.

Durch die elektronische Übermittlung Ihrer Daten zum und vom Steuerberater wird dies allerdings möglich. Über unsere Plattform „Unternehmen online“ erhalten Sie jederzeit einen Überblick in Ihre betriebswirtschaftlichen Daten und können tagesaktuell alle relevanten Informationen von überall nutzen und Ihr Unternehmen zukunftsorientiert steuern.

  Beratung zum Papierlosen Büro

Papierloses Büro – Wichtige Inhalte

Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz

Durch das Ersetzende Scannen müssen Sie als Unternehmer originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahren. Der Vorteil: reduzierter zeitlicher und geldlicher Aufwand durch verringerte Archivflächen und Prozesskosten.

Voraussetzung für die Einführung des Ersetzenden Scannen im Unternehmen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der wir gemeinsam mit Ihnen die Arbeits- und Scanprozesse definieren und festhalten. Dies sorgt für erhöhte Rechtssicherheit und eine strukturierte Vorgehensweise, was die Einführung des Ersetzenden Scannens deutlich vereinfacht. Sauber dokumentierte Scanprozesse sind für Unternehmen der Schlüssel dazu, sich der Papier-Originale ihrer Belege zu entledigen und so den Aufwand einer Ablage in Aktenordnern zur sparen.

Ordnungsgemäß und vollständig

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Die Finanzverwaltung konkretisiert mit den GoBD die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen ab dem 1. Januar 2015 die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD hat der Steuerpflichtige

Im Zuge der GoBD wird die Verfahrensdokumentationen immer wichtiger. Sie dient als Nachweis, dass die gesetzlichen Anforderungen an Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Sie liefert Ihnen als Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen Hilfestellung, wenn buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Belege, die originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden, nach deren Eingang digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden.

Inhalt einer Verfahrensdokumentation sind:

  • Entstehung/Erfassung
  • Indizierung
  • Speicherung
  • Eindeutiges Wiederfinden
  • Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
  • Reproduktion der archivierten Informationen

Eine weitere wichtige Rolle spielt die sogenannte Cloud. Anstatt regelmäßig Back-ups ausführen zu müssen, um Datenverluste zu vermeiden, können die Daten auf Servern bei entsprechend spezialisierten Dienstleistern gespeichert werden. Die benötigte Hard- und Software kann ganz entsprechend der eigenen Bedürfnisse gebucht oder auch abgestellt werden. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sind diese Cloud-Lösungen sehr interessant.

Sichern Sie sich die Vorteile des papierlosen Büros

Aus unserer Sicht hat das papierlose Büro viele Vorteile, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Alle Informationen digital und ohne Medienbrüche zu verarbeiten, spart viel Zeit. Nur noch elektronisch abzulegen und zu archivieren ist um ein vielfaches schneller als das in Papierform zu tun. Profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • Relevante Informationen werden schnell und einfach bereitgestellt
  • Klarheit und einfache Suche erleichtern den Arbeitsprozess
  • Große Platzersparnis und Senkung der Kosten für Bürofläche, Archivräume, Aktenordner und Papier
  • Umweltgerechte Nachhaltigkeit durch Reduzierung des Papierverbrauchs
  • Wegfall von Versandkosten und Einsparung von Energiekosten

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